جمعداری اموال و دارایی های ثابت

جمعداری اموال و دارایی های ثابت ، همواره یکی از دغدغه های مدیران مالی و یا مدیران اموال و دارایی های ثابت سازمان ها است. منابع محدود سازمانی، جذب متعدد نیروهای انسانی جدید و تغییر سمت‌های سازمانی باعث شده است که مدیران به جای تهیه مکرر اموال جدید، به فکر استفاده بهینه و جا به جایی صحیح آن‌ها در بین پرسنل باشند. و این دغدغه گامی است بزرگ در جهت اجرای فرایندی به اسم جمعداری اموال .

جمعدار اموال یا امین اموال کیست؟

به اصطلاح امین اموال فردی است در سازمان، که مسئولیت نگهداری و حفاظت از اموال و دارایی های ثابت را در سازمان به عهده دارد. جمعدار اموال به طور معمول زیر نظر واحد مالی و اداری و با هدف کاهش هزینه های مدیریت دارایی های فیزیکی فعالیت می‌کند. در ادامه به معرفی برخی وظایف این مسئولیت می‌پردازیم.

رهگیری و شناسایی تجهیزات خریداری شده در سازمان و الصاق برچسب اموال به هریک از آن‌ها
ثبت مشخصات تمامی اموال و دارایی های فیزیکی سازمان در سیستم جمعداری اموال
آماده‌سازی گزارشات وضعیت هر یک از دارایی های سازمان اعم از وضعیت موجودی یا محل قرار گیری یا وضعیت بازرسی
تهیه گزارش از موجودی و دلایل اموالی که به هر علتی از بین رفته است و …
تخصیص هر یک از اموال خریداری شده به واحدها و اشخاص مربوطه و دریافت رسید
رصد صدور مجوز خروج اموال از سازمان با ثبت مشخصات مورد نیاز
رهگیری جا به جایی اموال در سازمان و آگاهی از آخرین محل قرار گیری هریک
صورت برداری از اموال مفقودی و تعریف اقدامات لازم
مطابقت دارایی های موجود با لیست اموال تحویل داده شده به افراد و واحد ها

انواع روش های مدیریت اموال

شمارش چشمی اموال و ورود اطلاعات به صورت دستی در بستری مانند اکسل اموال یکی از روش های جمعداری اموال و دارایی های ثابت است. بر همگان روشن است این روش نه تنها با خطا همراه است. بلکه از لحاظ سرعت نیز برای سازمان‌هایی با تعداد اموال بالا اصلا مناسب نیست.

با پیشرفت تکنولوژی و به مرور زمان، ابزارهای مختلفی برای مدیریت اموال سازمان به کار گرفته شد؛

ابزار های مدیریت اموال

بهینه ترین ابزار مدیریت، جمعداری اموال و دارایی ثابت بدین معنی است که در مقایسه با سایر ابزارهای موجود از کارایی، سرعت و دقت بالاتری برخوردار باشد. و هم هزینه کمتری نسبت به سایر ابزارها داشته باشد.

احتمالا شما هم آشنایی نسبی با این ابزار داشته باشید؛ RFID این ابزار به شما کمک می‌کند در کمترین زمان ممکن اموال گردانی کنید و بدانید دقیقا چه اموالی در اختیار چه کسی است؛ سرعت و دقت بالا در این ابزار باعث شده است دغدغه‌های جمعداری اموال سازمان به خوبی پوشش داده شود.

نرم افزار جمعداری اموال

بسیاری از سازمان‌ها به دنبال نرم افزار جمعداری اموال می‌گردند و راهکار حل مسائل خود را در به کارگیری این نرم افزار می‌دانند. اما مساله اصلی اینجاست که حتی با وجود نرم افزار جمعداری اموال و دارایی ثابت نیز بسیاری از دغدغه های مدیریت جمعداری اموال سازمان‌ها پوشش داده نمی‌شود؛ چراکه در دنیای امروز این داده ها هستند که تصمیم سازی می‌کنند و اگر ابزاری مناسب برای جمع‌آوری داده‌ها در اختیار نباشد، به کارگیری یک نرم افزار جمعداری اموال صرف، کمکی به حل مسائل نخواهد کرد.

در دنیای امروز حضور یک ابزار مناسب جهت جمع‌آوری مکانیزه داده ها در کنار نرم افزار جمعداری اموال باعث ایجاد سیستمی می‌گردد که از آن با نام سیستم مدیریت اموال و دارایی های فیزیکی یاد می‌شود.

هنگامی که یک سیستم مدیریت اموال به صورت دقیق و صحیح در یک سازمان پیاده‌سازی شود، امکان رهگیری و ردیابی دارایی‌ها، نگهداری سوابق بازرسی اموال و سایر اهداف مدیریت دارایی های فیزیکی به سهولت امکان‌پذیر خواهد بود .

امکان حفظ تاریخچه دقیق از بازرسی دارایی‌ها و همچنین تاریخچه محل قرار‌گیری آن‌ها در سازمان در برخی از صنایع و سازمان‌ها بسیار دارای اهمیت است؛ سیستم مدیریت اموال این امکانات را فراهم می‌کند.

در پایان باید گفته شود که بهترین ابزار، نرم افزار و سیستم مدیریت اموال و دارایی ثابت سیستم های بر پایه فناوری RFID میباشند که براحتی میتوان با این فناوری، اموال و دارایی های ثابت را مدیریت کرد.

پیشنهاد میگردد برای درک بهتر این فناوری مقاله های فناوری RFID چیست و مقایسه دو تکنولوژی RFID و بارکد در مدیریت اموال و انبار را مطالعه فرمایید.

و برای خرید تجهیزات فناوری RFID و استقرار آن، با ما در تماس باشید.

با ما تماس بگیرید و اجازه دهید بر نیازهای کسب و کار شما تمرکز کنیم