نحوه تحریر دفاتر قانونی و اهمیت آنها
نحوه تحریر دفاتر قانونی و اهمیت آن
دفاتر قانونی، شامل دفتر روزنامه و دفتر کل به جهت ثبت رویداد های مالی بوجود آمده اند. درواقع رویداد های مالی پس از ثبت حسابداری در نرم افزار های مالی، به دفاتر روزنامه و کل انتقال پیدا خواهند کرد. به این دفاتر، دفاتر قانونی میگویند.
دفتر روزنامه
در دفتر روزنامه ستون هایی شامل شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و بستانکار وجود دارد، که به جهت ثبت اطلاعات تمامی رویداد های مالی به ترتیب تاریخ وقوع تعبیه گردیده اند.
دفتر کل
دفتر روزنامه به جهت نوع ثبت و ثبت تمامی رویداد ها با جزئیات، دفتر مناسبی به جهت دریافت گزارشات در مورد حساب ها نمیتواند باشد. به همین دلیل دفتر کل بوجود آمده است. با انتقال رویداد های مالی ثبت شده از دفتر روزنامه به دفتر کل به صورت تفکیک و طبقه بندی شده میتوان گزارشاتی بدست آورد. در دفتر کل برای هر حساب در سطح معین صفحه و یا صفحاتی در نظر گرفته شده، و تمامی رویداد های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مربوط به این حساب، در صفحه مختص به خود آن حساب به ترتیب وقوع ثبت میگردد.
زمان دریافت دفاتر قانونی
طبق قانون همه اشخاصی که موظف به تنظیم دفاتر قانونی هستند باید پیش از سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفاتر قانونی کنند. البته برای برخی از کسب و کارها این گونه نیست که فقط یک بار قبل از شروع سال مالی اقدام به دریافت دفتر قانون کنند، بلکه طی سال نیز چندین بار پس از اتمام هر دفتر، اقدامات قانونی را برای دریافت آن انجام میدهند.
گروه بندی صاحبان مشاغل (حجم فعالیت)
- گروه اول: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاریخ دیماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ سی میلیارد ریال و بیشتر باشد.
- گروه دوم: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاریخ پایان دیماه سال قبل از شروع مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ ده میلیارد ریال و تا سی میلیارد ریال باشد.
- گروه سوم: مودیانی که در گروههای اول و دوم قرار نمیگیرند، جز گروه سوم محسوب میشوند.
نکات مهم در مورد گروهبندی اشخاص
اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت از لحاظ تکالیف موضوع این آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، جزء مؤدیان گروه اول محسوب میشوند.
- دارندگان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)
- صاحبان کارخانهها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط
- صاحبان هتلهای سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستانها، زایشگاهها، کلینیکهای تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- فروشگاههای زنجیرهای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذی ربط
نکات مهم در آئین نامه تحریر دفاتر
- مؤدیان مالیاتی که در هر گروه از تقسیم بندی تحریر دفاتر قانونی قرار میگیرند، تا سه سال بعد، از نظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایینتر قرار نخواهند گرفت.
- صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار میگیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی)
- نوشتن دفاتر با مداد و هر ابزاری که به آسانی قابل پاک شدن باشد ممنوع است. استفاده از خودنویس و روان نویس توسیه نمیگردد.
- برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال باید از دفاتر همان سال استفاده کرد.
- در صورتی که در قسمت شرح یا مبلغ اشتباهی صورت گرفت، کلمه یا اعداد را نباید مخدوش کرد. و میبایست با خودکار قرمز رنگ، خط ساده ای روی آن کشید. و سپس درست آن کلمه یا اعداد را در قسمت بالای آن نوشت.
- نوشتن دفاتر به صورت دستی الزامی است و استفاده از نرم افزارهای حسابداری دلیلی برای ننوشتن دفاتر نمی باشد.
- در شرکتهایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه وارد شود.
- کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.
- تاخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سو استفاده نباشد (به تشخیص اداره امور مالیاتی)، تا 15 روز مجاز است. و تاخیر در ثبت برای شرکتهایی که جدید التاسیس هستند، تا 30 روز از تاریخ تاسیس مجاز است.
- شرکتهایی که از نرم افزار مالی استفاده میکنند، میتوانند خلاصه ای از عملیات ماهانه را که در نرم افزارهای مالی وارد شده است، تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.
سایت درخواست پلمپ دفاتر قانونی
باید ابتدا به سایت پلمپ دفاتر قانونی به آدرس www.irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید و اطلاعات شرکت خود را ثبت نمایید. سپس پس از دریافت اظهارنامه پلمپ دفاتر از سامانه مذکور به دفاتر پستی بروید. بعد از ارسال پرینت اظهارنامه از طریق دفاتر پستی، میتوانید بارکد پستی دریافت کنید.
رد دفاتر به چه معناست؟
رد دفاتر قانونی به این معناست که در پایان هر سال مالی، کارشناس مالیاتی موظف به بررسی و تایید دفاتر قانونی میباشد. اما در صورت وجود مشکلات یا نقض موارد قانونی، این دفاتر توسط کارشناس مالیاتی رد میشوند که به آن اصطلاح “رد دفاتر” میگویند.
دلایل رد دفاتر
دلایل رد دفاتر بیشتراوقات به دلیل مشکلات در تدوین یا اصلاحات انجام میشود. علتهای رایج برای رد دفاتر شامل استفاده از دفاتر مالی سالهای گذشته، تدوین اطلاعات مالی دروغین، عدم ثبت فعالیتهای مرتبط با شعب، عدم ثبت اطلاعات مرتبط با چند فعالیت، وجود خطاها یا تغییرات غیرمجاز در ثبتها، و یا پلمپ شدن دفاتر و سفید ماندن صفحات بیش از حد استاندارد میباشد. همچنین، عدم ثبت یا تغییرات غیرمجاز در روزنامه و دفتر کل، بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی، تاخیر در تدوین دفاتر روزنامه و کل، اشتباهات در ثبت رویدادها، و عدم ارایه دفاتر ثبت و پلمپ شده نیز ممکن است منجر به رد دفاتر شود.
اگرچه سفید ماندن صفحات دفاتر در برخی موارد به اعتبار دفتر خللی وارد نمیکند، اما از آن جهت توصیه میشود که تمامی موارد مالی به دقت و مطابق با قوانین حسابداری و مالیاتی ثبت شوند تا از رد دفاتر جلوگیری شود.
جرایم عدم تنظیم دفاتر قانونی
جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی توسط اشخاص مشمول معادل 20% مبلغ مالیات و جریمه رد دفاتر برابر با 10% مبلغ مالیات آن دوره مالی است.
تحریر دفاتر قانونی
- روش سنتی
- روش مکانیزه
روش سنتی
تحریر دفاتر به روش سنتی به دو روش انجام میپذیرد. اولین، روش سند به سند حسابداری میباشد. همانطور که از اسمش پیداست حسابدار باید تمامی رویداد های مالی را به ترتیب در دفاتر ثبت نماید.(مانند ثبت اسناد در نرم افزارهای حسابداری) در دومین روش که به نام سند کل روزانه معروف میباشد تمامی رویداد های مالی یک روز کاری در یک سند ثبت و خواهد شد. مثلا اگر در یک روز 10 تراکنش واریز به بانک رو داشته باشیم، جمع مبالغ در دفاتر ثبت خواهد گردید.
روش مکانیزه
روش مکانیزه را شرکت هایی که از نرم افزار حسابداری بهره میبرند، استفاده میکنند. در روش مکانیزه نیز همانند روش سنتی تحریر دفاتر به دو صورت انجام میپذیرد. اولین روش، روش سند کل روزانه میباشد که به ازای هر روز کاری یک سند کل ثبت خواهد گردید. دومین روش که بسیار پر کاربرد میباشد روش سند کل تجمیعی ماهانه میباشد. در این روش به ازای هر ماه یک سند ثبت خواهد گردید. و بدین ترتیب در پایان سال مالی 12 عدد سند خواهید داشت.
توجه داشته باشید برای ثبت دفاتر قانونی به روش مکانیزه حتما باید نرم افزار حسابداری مورد استفاده خود در شرکت را به طور رسمی به سازمان امور مالیاتی اعلام نمایید.
مراحل صدور و گزارش سند کل در حالت استفاده از نرم افزار حسابداری
- دائمی کردن اسناد حسابداری
- صدور سند کل
- دریافت گزارش
- تحریر دفاتر قانونی
بابت دریافت مشاوره جهت دریافت و تحریر دفاتر قانونی، از طریق راه های ارتباطی زیر با ما در تماس باشید.
با ما تماس بگیرید و اجازه دهید بر نیازهای کسب و کار شما تمرکز کنیم
- 02144897291
- 09123769586
- 09124378817
- 09372173149